华天动力OA系统会议管理 高效开好年终会

说到开会，大概每一个人都很头疼，会议多，太耗时；会前没有做好准备，效率太低；会议没有及时通知到位，人员总是参差不齐；会议决定事项总是不能很好的执行……但会议又是不可避免的，因为会议是企业制定各项政策、决定重要事项、总结交流经验的一种重要的工作方式。同时，伴随着企业的发展，需要沟通和协调的事情越来越多，开会不仅没有减少，还在增加，尤其是现在，快到年底了，各家都在准备年终会。如何成功开好年终会，让开会变的简单、轻松、高效，成为了各大企业的强烈诉求。华天动力协同OA系统深入了解企业开会全流程，融合大数据、云计算、AI等新兴技术，实现办会流程闭环，对会前、会中、会后做到有效管理，把开会变成一件不再让人头疼的事情。

一、会前：明确分工，注重细节

会前准备工作是否充分，是决定会议是否成功的关键环节。为了确保会前准备工作严谨细致、超前主动、不出纰漏，华天动力协同OA系统细致划分办会流程，实现线上闭环，并用项目管理的思路，做到明确分工、责任到人。

1。一条流程快速发起会议

华天动力协同OA系统用流程规范会议的审批程序。在系统中发起会议申请时，需要填写会议时间、地点、参会人、会议主题等信息，审核以后就能快速同步通知参会人员。同时，通过这一流程，弄清楚“为什么开会、什么时间什么地点开会、要讨论什么内容”。

接到会议通知后，员工就可以按照各自的分工，开始围绕会议工作了。值得注意的是，在会议发起后，与会议有关联的员工的日程中会自动添加需要参会的日程记录，确保其不会遗忘。

2。多方集成让工作更高效

如果是大型会议，免不了要邀请一些行业上下游的合作伙伴。此时，员工可以通过华天动力协同OA系统编辑会议公示，并发布到OA门户、官方网站、微信公众号等，同时开启报名通道，收集合作伙伴参会的信息、需求。

为了帮助企业做好这两项工作，华天动力协同OA系统通过与WPS的深度融合，全面改善用户在线办公文档应用与体验。同时，打通报名通道，实现数据共享，让用户可以根据报名信息自动采集客人订票、订房、接送的需求，免去了人工收集出现遗漏的情况。此外，华天动力协同OA系统还打通了携程、艺龙等第三方商旅平台，能够让工作人员快速完成机票、动车票、住宿的预定。

3。 智能排座防止重复、遗漏

大型会议往往需要给与会人员排座，人工排座容易出现遗漏。为此华天动力协同OA系统通过建模实现了线上智能排座。会议室、会议场地的座位布局可以在系统中显示，让员工可以按照需要快速安排座位，防止出现重复、遗漏。

二、会中：做好服务，考虑周全

从签到开始，就进入会中阶段，在这一阶段最主要的工作就是做好服务。华天动力协同OA系统通过智能技术，大大提高会议服务质量，为与会人员节约时间。

1。快速签到不费时

为了方便签到，华天动力协同OA系统支持二维码扫码签到，让与会人员告别排队签到的麻烦事儿。OA系统能够生成固定的动态二维码，与会人员只需扫描二维码，系统就能生成签到记录。此外，华天动力协同OA系统也支持定位签到，通过wifi或者范围定位与会人员的位置，确定到会情况，达到签到的目的。

2。会议资料快速收集

拍照、录音、录像，既是珍贵的资料，也是做好宣传、传达会议精神等工作的重要素材，因此在会中就要做好收集、上传的工作，方便与会人员获取资料，也为后续工作打好基础。

华天动力协同OA系统融合云计算，具有企业级网盘的功能，支持用户上传会议相关记录，包括与会人员发言记录、会议录音、照片、视频等。同时，也支持工作人员关联会议，方便查找相关信息。

三、会后：执行到位，任务落地

一次成功的会议，不仅要有充分的会前准备、周到的会中服务，更重要的是，要有高质量的会后执行。华天动力协同OA系统把任务管理融入到会议管理中，实现会议执行情况跟进，确保会议要求和精神能有效执行，工作得到落实。

在会议结束后，会议纪要员可以根据会中收集整理的各种资料，快速填写会议纪要并发给领导审批。待审批通过以后，华天动力协同OA系统可以将会议纪要转为通知或者发文发布给相应人员传阅学习，对于需要办理的工作内容，也可以直接在会议纪要界面转为任务，分配人员和工作内容，让会议要求和精神能有效执行，工作得到落实。

四、支持视频会议员工不用来回跑

有时企业需要进行视频会议，又该怎么办呢？别急，有办法。华天动力协同OA系统的会议管理能够与目前常用的视频会议系统集成，企业只需在会议开始时，通过OA系统直接进入视频会议系统就可以开会了，员工不用来回跑，不仅节约时间，还能节约一笔商旅支出。

会前有准备、会中有记录、会后有执行，华天动力协同OA系统通过对会议的全流程管理，帮助企业简化会议管理形式，让会议精神、决定事项落地落实，解决了企业“会议多、没头绪、执行难”的问题，为企业决策提供保障。